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勤怠管理が必須になる、時間外労働の上限規制について

働き方改革のひとつとして法改正された、時間外労働の上限規制について解説します。

この規制ルールは2019年4月から施行されていて、大企業は既にそのルールに基づいて運用しています。中小企業は一年の猶予期間があり2020年4月から適用されます。

この時間外労働の上限規制は、厳格な労働時間管理が求められていて、これまで同様、36協定が必須であることに変わりはありませんが、月単位で労働時間をしっかり把握していかなければなりません。

もしこの時間外労働の時間管理が不十分で上限を超えてしまうと、法違反で罰則(6か月以下の懲役または30万円以下の罰金)が科されることになります。法違反によるダメージは企業イメージも当然損なうため、企業の今後の成長ににとって大きな損失になります。

そうならないように、時間外労働の上限規制についてのポイントを確認いただき、2020年4月からの中小企業への適用に備えていただけたらと思います。

時間外労働の上限は月45時間・年360時間

今までは時間外労働の上限は厚生労働大臣告示で基準が定められていただけで、罰則による強制力はありませんでした。また36協定で特別条項を設けることによって実質上限なく時間外労働が可能となっていました。
これが今回の法改正により、明確に時間外労働の上限が月45時間、年360時間と定められ、臨時的な特別な事情がない限りはこれを超えることができなくなりました。

 

特別条項を設定しても時間外労働の上限がある

臨時的な特別な事情あって労働者と使用者(労使)が合意する場合には、月45時間、年360時間を超えた時間外労働が可能になります。ただその場合にも下記の条件をクリアすることが必要になります。

・時間外労働 ⇒ 年720時間以内
・時間外労働+休日労働 ⇒ 月100時間未満
・時間外労働+休日労働 ⇒「2か月平均」~「6か月平均」が全て1月あたりで80時間以内
・時間外労働が月45時間超になるのは、年6回まで

上記のルールに違反した場合は、罰則が科されるおそれがあります。具体的には、「6か月以下の懲役または30万円以下の罰金」となります。

補足:特別条項の有無に関係なく、1年を通して常に時間外労働+休日労働の合計時間は、月100時間未満、2~6か月平均80時間以内をクリアしなければなりません。

例えば、時間外労働が44時間で特別条項に該当しなくても、極端な例ですがその月の休日労働が56時間だった場合、合計で100時間になるので法違反となります。

 

法違反は所定外労働時間ではなく法定外労働時間で判断

point1およびpoint2で解説した時間外労働の考え方ですが、法違反は「所定外労働時間」ではなく「法定外労働時間」で判断されます。

法定の労働時間は法律で1日8時間、1週40時間と定められていますが、これを超える時間外労働をした場合、「法定外労働時間」になります。

具体的には、

9:00~17:30(休憩1時間)の勤務時間の場合、労働時間は7.5時間になります。

残業を2時間した場合

17:30~18:00(0.5時間) 法定の8時間以内なので「所定外労働時間」
18:00~19:30(1.5時間) 法定の8時間を超えているので「法定外労働時間」

という考え方になります。

 

適正に時間外労働を管理する方法

  • 現在の労働時間の実情を把握した上で管理方法を見直す
  • 勤怠管理システムを導入し、日常的に管理する

現在の労働時間の実情を把握した上で管理方法を見直す

時間外労働の原因の把握が重要です

時間外労働の上限制限への対策について、多くの企業が行っている方法になります。

この方法を行う場合、4つのステップを踏む必要があります。

やみくもに時間外労働を削減するというゴールだけを見て決定しても、多くの時間外労働が発生している根本となる原因が解決しなければ、一層社員を疲弊させてしまうことになります。これが社員のモチベーションや健康に悪影響を与えて、会社が悪い方向に進んでしまいかねない状況になってしまいます。

それを避けるためには、次のステップを踏んでいき時間外労働削減を行ってみてください。

①各社員の残業時間数がどのくらいかの実態把握

毎月毎月管理職社員や事業主様が出勤簿を見て時間外労働が何時間と詳細にチェックしている会社は少ないかもしれません。この法改正を機に状況をチェックしてみてください。チェックした時にどこの部署または誰に負荷がかかっているかが見えてくると思います。

②多くの時間外労働が発生している要因を確認

中小企業の経営層の方からよくお聞きする要因としては次のようなものがあげられます。

・会社要因:会社の組織体制や会社特有の要因
・個人要因:一人の社員の業務量が多い、繁閑差が大きい、イレギュラー対応

③時間外労働削減に向けて対策を検討する

昨今の慢性的な人材不足もあり、中小企業の場合、一人の社員が行う担当業務や仕事量は多くなります。劇的に変えることは当初は難しいかもしれませんが、部署単位や社員単位でどうすれば少しでも時間外労働を減らせるかを検討してみてください。

例としては、

・NO残業デーを設ける
・担当社員の業務の運用方法を確認し、助言や各種ツールを導入することにより生産性向上の機会を設ける

これらの効果としては、NO残業デーにより自分だけ先に帰りづらいといったこともなくなり、心理的な余裕も生まれます。また自分の業務に対し一緒に考え助言していくことは、社員の仕事での疎外感が無くなりモチベーションUPにもつながると思います。

④時間外労働の管理方法を見直す

法改正により時間外労働の管理はこれまでと違い厳格になりました。月単位、2~6か月単位それぞれで上限時間が決まっています。それは月が締まって実績ベースで確認していたら遅いことを意味します。管理者や事業主は月の途中でも上限を超えないかチェックしアラートを出す必要があります。月の途中一定の日からチェックすることをルール化するなどの対応が必要となります。

 

  • 勤怠管理システムを導入し、日常的に管理する

時間外労働のチェックにも勤怠管理システムは力を発揮します

各社員の勤怠管理は御社ではどのような方法で行なっていますか?

・タイムカードに打刻し、給与計算時にはタイムカードの勤務時間を確認し集計している。

・各社員のPCにインストールされている表計算ソフトに日々出退勤時間を入力し、月次の締切時に印刷してもらっている。

このような方法が多いのではないでしょうか。

これらの方法は社員側は楽なのですが、管理をする側の工数が非常にかかってしまいます。

管理者としては時間外労働の状況を一人ひとり計算して確認をすることになります。これだと生産性の上ではあまり望ましくないです。また給与担当者としても、タイムカードでの運用の場合、社員一人ひとりの時間外労働をタイムカードを見て、日毎に残業時間を集計しまた月次で何時間したかを計算するという作業をした上で給与計算システムに時間外労働の時間を投入します。これも時間外労働を増やす要因の一つになってしまいます。

今はクラウドサービスを活用した勤怠管理システムが非常に多く出ております。このサービスを利用することにより劇的に生産性の向上を図ることが可能になります。

・打刻方法は各社員のスマホや社員のPCでも可能。またSuicaやpasmoなどを利用して打刻も可能です。
・システム内で自動集計されるので、給与計算時の集計作業が不要です。また給与計算システムとの連動も可能で自動で取り込むことが可能です。
・日次で時間外労働の状況を確認することが可能です。

これらはメリットの一部ですが、クラウドサービスなので、PCにインストールしたり、高額なシステム導入費や年間保守料、アップグレード費用などの負担もありません。1名あたり月額数百円の利用料で利用可能です。

 

法改正により社員の労働時間を客観的な方法で管理しなければならなくなっていますので、データ管理上も業務の生産性向上においても必要不可欠な方法になるかと思います。

 

労働時間管理を外部委託するという手も

タスクを増やさずに生産性向上が図れるようサポートいたします!​

解決方法を2つ紹介しましたが、管理者の方にとっては、労働時間管理を行わなければならないので単純にタスクが増えることは確かです。また勤怠管理システムを導入した場合も勤怠管理システムの運用というものが発生します。

そのタスクが増えた部分を外部委託してしまうという方法もあります。

私共『労務サポート&パートナーズ』が増えたタスクのお手伝いをいたします。

・労働時間管理のアラートチェックを行いアラートが出た場合にはご担当者さまにご報告いたします。

・勤怠管理システムの導入サポートをさせていただきます。給与計算業務と一括でご委託いただくことで、より御社の生産性を向上させることも可能になります。

 

 

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