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有給休暇の年5日取得の義務化について【罰則付き】

働き方改革のひとつとして法改正された、年次有給休暇の年5日の取得義務化について解説します。

このルールは2019年4月に大企業・中小企業を問わず全ての企業を対象に施行されています。

詳細はこの後ご説明しますが、内容としては年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対しては、付与した年次有給休暇のうち年5日について、使用者が時季を指定して必ず取得させなければならないというものです。この付与される労働者は管理監督者も含まれます。

今までは有給休暇の取得状況は社員本人に任せていた会社が多いと思います。私が会社で働いていた時もそうでした。ただあまりにも世界の中で日本の有給休暇取得率が低いので、法改正によりこのようなルールが出来ました。

じゃあ、法違反してしまうとどういう罰があるかというと、1名の違反につき30万円以下の罰金が科されることになります。1名ごとに見られるので、対象になってしまった社員が多ければ多いほど罰金が積み重なっていきます。この罰金は、企業の今後の財務に大きな痛手になりかねません。

そのようにならないように、有給休暇の年5日取得の義務化について、改めてポイントを確認し、対応していただけたらと思います。

対象者は年次有給休暇が10日以上付与される労働者

今回の法改正で対象になるのは、法定の年次有給休暇の付与日数が10日以上の労働者です。この労働者には管理監督者や有期契約労働者も含まれています。

法定の付与日数が10日以上なので、比例付与※の対象労働者で10日未満の付与日数の場合は対象にはなりません。

※比例付与とは、所定労働日数が少ない労働者に年次有給休暇を付与するときの運用方法です。
※比例付与の対象は所定労働時間が週30時間未満、かつ、週所定労働日数が4日以下または年間所定労働日数が216日以下の労働者です。

 

使用者(会社)に年5日の取得時季の指定義務がある

使用者は各労働者に、年次有給休暇を付与した日(基準日)から1年以内に5日、時季を指定して年次有給休暇を取得させなければなりません。

入社日:2020年4月1日 6か月後(基準日):2020年10月1日に10日付与

⇒2020年10月1日~2021年9月30日(1年)の間に5日の年次有給休暇を取得させる必要がある。

時季を指定する方法は?

・使用者は有給休暇取得の時季指定をするときは、労働者の意見を聴かなければなりません。そしてできるだけ労働者の希望する取得時季になるよう聴いた意見を尊重するように努める必要があります。

聴取方法:面談、有休取得計画表、メール、システムを利用した聴取などが考えられます。

時季指定が不要になる場合

すでに5日以上の年次有給休暇を請求したり、取得している労働者には時季指定する必要はありません。また時季指定をすることもできません。
 労働者が自ら取得した年休や計画的に年休を取ることがあらかじめ決められていてそれに沿って取得した年休(計画年休)の日数は、時季指定義務の年5日から控除します。

例1

労働者が自ら取得した年休(3日)+予め決められた全社一斉年休取得日(計画年休)(2日)=5日…A

時季指定義務(5日)-A=0日

例2

労働者が自ら取得した年休(1日)+予め決められた全社一斉年休取得日(計画年休)(2日)=3日…A

時季指定義務(5日)-A=2日 次回付与日までに2日の時季指定が必要

 

年次有給休暇の管理簿を備え付けなければならない

使用者は、労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成して、3年間保存しなければなりません。

この管理簿には時季(年休を取得した日)や日数(付与した日数)、基準日の情報を入れる必要があります。また年休を付与した期間中とその期間の満了後3年間保存しておく必要があります。管理簿の作成方法は、労働者名簿または賃金台帳(会社として必ず備え付けておかなければならない法定の3帳簿のうちの2つです)とあわせて作る形でも大丈夫です。また必要時にいつでも出力できるような仕組みにした上で、システムで管理することも問題ありません。

就業規則へ規定する必要がある

年次有給休暇は休暇に関する事項になります。この休暇に関する事項は就業規則の必ず規定しなければならない事項(絶対的必要記載事項といいます)に該当するため、使用者による年次有給休暇の時季指定を行う場合には、時季指定の対象労働者の範囲や時季指定の方法について、就業規則に記載しなければなりません。
ほとんどの会社は法改正に基づいて就業規則を改定していると思われますので、まだ改定を行っていなければ支給見直しを行う必要があります。

法違反に罰則が科されることがある

今回の法改正により、法違反をした場合には次のような罰則が科される場合があります。

年5日の有給休暇を取得させたなかった場合:30万円以下の罰金

時季指定について就業規則に記載していない場合:30万以下の罰金

労働者の請求する時季に所定の有休を与えなかった場合:6か月以下の懲役または30万円以下の罰金

罰則による違反は、対象となる労働者1名につき1罪として取り扱われるので、複数名が対象になった場合、会社の財務に大きな影響を及ぼす可能性がありますので、有給休暇の取得について、しっかりとした管理が必要となります。

適正に年次有給休暇を管理する方法

  • 年次有給休暇を管理しやすい方法にする
  • 年5日確実に取得する運用方法を検討し、実施する

年次有給休暇を管理しやすい方法にする

有給休暇を管理しやすい方法にすることも一つの有効な手段です

年次有給休暇は個人単位で付与するものなので、基本的には社員一人一人について付与する日も決まってきます。この場合、ある程度の規模の会社であったり、中途採用で入社日にバラツキが多くある会社では付与する日もバラバラになるため、管理がとても大変になります。管理が大変なところに、年5日取得の管理も加わるため、一層管理が大変になります。

この管理の工数を少しでも減らす手段として、付与する基準日を統一する方法があります。

例えば、社員数の多い会社ならば、年の初めの1/1や会社の年度初めの4/1に基準日を合わせる方法です。ただし、基準日を統一しているため、2回目の付与(通常は1年半後)のタイミングが入社日の違いにより差が生じます。

上記の方法よりは細かくなりますが、基準日を月初に統一する方法もあります。
例えば、

(現行)
4/10入社 → 10/10付与
4/25入社 → 10/25付与

(統一後)
4/10入社 → 10/1付与
4/25入社 → 10/1付与

これにより日単位で管理が必要だっとものが、月単位での管理にすることが可能となります。

年次有給休暇の付与ルールを変更する場合には、就業規則の関連規定を変更する必要があります。まずは会社の入社状況などを総合的に調査した上で運用方法を決めましょう。その後改定をし、社員周知の後、変更後ルールでの運用スタートになります。

就業規則の改定や運用変更のアドバイスについては私共『労務サポート&パートナーズ』で承っておりますので、ご不明な点等ございしたらお問い合わせください。

 

 

  • 年5日確実に取得する運用方法を検討し、実施する

法違反にならいよう確実に取得できる運用方法を検討しましょう

有給休暇は私自身の過去の経験上そうでしたが、何か動機があった時に初めて、この日有休にしようという動きになります。

他の行動でも同じことが言えます。やらなければならないことの期限がかなり先だったり、緊急性が低いと、それをやらないで忘れてしまうか期限ギリギリに動き始めるという事がよくあると思います。小学校の頃の夏休みの宿題と同じイメージです。

だとすると、いくら上司の方が有休取れ取れと言っても、響かない可能性が高いです。

では、いかにして法律で定められた年5日の有給休暇を取ってもらうかを考える必要があります。

その例をいくつかご紹介します。

1 付与日(基準日)に有給休暇取得計画表を作成し、取得予定を職場内で共有する

こちらの良いところは、会社のルールに基づいて作成している計画表なので、職場の上司や同僚に気兼ねすることなく有給休暇を取得できるという事です。有給休暇を取らない理由に自分だけ休みづらいというのがありますが、これなら休みづらいという事がないですね。

年度の後半はかなり先になり計画通りにはいかないこともあります。まずは年間ベースでの計画表を作成し、四半期別や月別で微調整しながら運用してはいかがでしょうか。

2 有給休暇の計画的付与を実施する

こちらもあらかじめ計画的に有休の取得日を割り振るので、労働者はためらい感なく取得が出来ます。

2-1 計画年休を行なう場合には、所定の手続きを踏む必要がある。

(1)付与した年休日数から5日を引いて残った日数を対象にできます。

   例:15日付与の場合 5日は労働者が自由に取得 10日は計画年休の対象

(2)就業規則に規定する

(3)計画年休の詳細について労使協定を締結する

   労使協定の下記の内容を締結します。

   ①対象者、②対象有休日数、③具体的方法、④有休日数が少ない者の扱い、⑤計画付与日の変更について

2-2 計画年休には3つの導入方式がある。

次の3つの方法から、会社の実情に合った方式で運用されるといいでしょう。

(1)会社全体で休業する一斉付与方式

   全労働者が同じ日に一斉に休む方式です。例:会社創立記念日

(2)班やグループ別の交代制付与方式

   会社として一斉の休業が難しい場合、班やグループ、部、課などの単位で交替で休む方式です。

(3)年次有給休暇付与計画表による個人別付与方式

   計画年休は個人単位でも設定が可能です。誕生日や結婚記念日などをアニバーサリー休暇とするなど、個人的な
   記念日を優先にする方式です。

このように計画年休は色々なパターンで設定が可能です。また計画年休で取得した有休の日数は年5日の取得義務の日数にカウントが可能なので、とても有効な方法です。

3 使用者が時季指定を行う

社員が自ら有給休暇を5日以上取得してくれるならば問題はないのですが、取得してくれないと会社の方が法違反で罰則が科されてしまう可能性もあります。そのようなことは避けなければならないので、会社として次のような対応も実施してください。

(1)基準日(付与日)から一定の期間ごとにチェックし、取得日数が5日に満たない社員に対し、ヒアリングし、使
   用者側から時季指定をする。

(2)過去の取得状況から5日の取得が満たされないと想定される社員に対しては、付与日の時点でヒアリングの上、
   時季指定を行う。

 

でも有給休暇の管理業務、面倒ではないですか?

タスクを増やさずに生産性向上が図れるようサポートいたします!​

解決方法を2つ紹介しましたが、やはり必須となる有給休暇管理簿を個人別で作成して管理したり、社員の有給休暇の取得状況をチェックしたりするのは非常に面倒だと思いませんか。


私共では有給休暇管理簿の作成からメンテナンス、また対象社員への有給休暇取得のアラートメールの発信※までのサポートを行うことが可能です。

有休管理を外部に任せたいとお考えの事業主様は是非一度お問い合わせください。

※対象社員への有給休暇取得のアラートメール発信サービスは、顧問契約を締結しているクライアント様に適用できるサービスとなります。

 

 

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